Für die Position des Office Manage­ments suchen wir als zentrales Binde­glied zwischen der Geschäfts­führung und dem Team eine kommu­ni­ka­ti­ons­starke Person mit hoher sozialer Kompetenz. Sie bringen ein gutes Verständnis für die Struktur der Arbeits­ab­läufe sowie für die Verwaltung unseres Büros mit und unter­stützen das Team von Kunst + Herbert freundlich und engagiert in allen Belangen der Projekt­orga­ni­sation und des Arbeitsalltags.

Der Aufga­ben­be­reich des Office Manage­ments umfasst folgende Tätigkeiten:

• Ansprechpartner:in für das gesamte Team sowie Empfang externer Besucher
• Unter­stützung der Geschäfts­führung und des Teams im Tagesgeschäft
• Profes­sio­nelles Management von Empfang, Telefon, Post, Termin- und Reise­planung sowie schrift­liche Korrespondenz
• Vorbe­rei­tende Buchhaltung
• Mitarbeit bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten für Planungs­leis­tungen, Prüfung von Rechnungen nachbe­auf­tragter Fachplaner:innen
• Allge­meine Büroor­ga­ni­sation (Bespre­chungen, Büroma­terial, Einkäufe) für einen reibungs­losen Büroalltag
• Mitarbeit im Perso­nal­wesen, z. B. als erste:r Ansprechpartner:in für neue Mitarbeitende

Für diese Stelle wünschen wir uns eine Person mit:

• einem guten Verständnis für die effiziente und funktionale Struktur des Büroalltags, der Arbeits­ab­läufe  und der Projekt­orga­ni­sation sowie die wirtschaft­liche Abwicklung von Aufträgen
• Erfahrung in der stufen­weisen Abrechnung von Planungs­vor­haben sowie in der Rechnungs­prüfung und Kosten­ver­folgung oder ein fundiertes Verständnis für entspre­chende Prozesse
• idealer­weise Arbeits­er­fahrung in der Baubranche und der Abwicklung von Projekten nach den Leistungs­phasen der HOAI oder die Bereit­schaft, sich in diese Themen einzuarbeiten
• Eine selbst­ständige, struk­tu­rierte und verant­wor­tungs­be­wusste Arbeits­weise sowie teamori­en­tiertes Denken, Aufmerk­samkeit für Details und die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• einem routi­nierten Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• verhand­lungs­si­cheren Deutsch­kennt­nisse in Wort und Schrift
• guten kommu­ni­ka­tiven Fähig­keiten sowie einem aufge­schlos­senen, freund­lichen und verbind­lichen Auftreten gegenüber Kund:innen und Kolleg:innen.
• Interesse an den Themen Gestaltung und Archi­tektur rundet Ihr Profil ab.

Wenn Sie Freude am Umgang mit Menschen haben und Spaß an der Arbeit in einem offenen, vielfäl­tigen Team bei leistungs­ge­rechter Bezahlung mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussa­ge­kräf­tigen Unter­lagen und Ihrer Gehalts­vor­stellung per E-Mail an job@kunstherbert.de. Ansprech­part­nerin ist Bettina Kunst.